管理職向けの研修資料を用意するとき、新入社員向けに作った資料の構成をそのまま持ち込むと、受講者がすでに知っている手順の説明に紙幅を取られてしまいます。管理職は担当業務のやり方を覚えた人であり、資料に求めるものが新入社員とは別のところにあるためです。
この記事では、管理職向けの研修資料が新入社員向けと何が違うのかを題材と分量の二つから解説します。
管理職向けの研修資料とは何か？
管理職向けの研修資料とは、職層で分けた教育訓練のうち管理職層へ配る教材です。企業が実施する教育訓練は、OFF-JTとOJTの二つに分かれます。
OFF-JTとは、業務命令によって職場を離れて受ける教育訓練です。OJTとは、日常の業務のなかで上司や先輩が仕事を指導する教育訓練を指します。
OFF-JTは対象者を職層で区切って計画されるため、同じ年度でも新入社員向けと管理職層向けでは別の資料が必要になります。厚生労働省が公表した令和6年度能力開発基本調査では、正社員へのOFF-JTの実施対象は「新入社員」が59.8％、「中堅社員」が57.1％、「管理職層」が51.0％という結果でした。
管理職層は、対象として挙がる割合が三つの職層のなかで最も低い層にあたります。配る相手の人数が限られる資料であっても、何をどれだけ書くのかを決める手間は新入社員向けと変わりません。
新入社員向けと題材はどう違うのか？
新入社員向けの資料と管理職向けの資料では、受講者が担当する範囲が違うため、書く題材そのものが置き換わります。新入社員向けが自分の作業を覚えるための資料であるのに対し、管理職向けは他人の仕事を回すための資料になります。
組織統率力と人材育成力をねらいに置く
管理職向けの研修は、部下をどう動かし、どう育てるかを題材にします。
人事院公務員研修所が公開している課長級研修の案内には、「課長級の職員として求められる組織統率力、人材育成力及び政策の実現に必要となる対外的説明能力等の充実・向上を図ります。」と書かれています。
民間企業の管理職向け資料でも、組織の統率と人材の育成が題材の中心になります。作業の手順書とは別に部下から相談を受けたときの対応を扱う資料が要ります。
初任層向けとマネジメントで実施率が開く
実施した研修の内容をたどると、初任層を対象とする研修が最も多く行われています。
厚生労働省が公表した令和6年度能力開発基本調査では、実施したOFF-JTの内容として「新規採用者など初任層を対象とする研修」が75.4％で最も高く、「マネジメント（管理・監督能力を高める内容など）」は46.6％という結果でした。
初任層向けの資料は毎年の採用に合わせて配る相手が入れ替わりますが、管理職向けの資料は昇任した人だけが対象になります。配る頻度と人数が違えば、改訂をどう回すかも別に決めることになります。
管理職向けの研修資料でよくある失敗
管理職向けの資料でよく起きる失敗は、社内規程の変更点だけを並べて、判断の手順を書かないまま配ってしまうことです。規程が改まったと知らせる文書と、管理職が部下からの相談に答えるための資料では、役割が違います。
変更を知らせる文書は、どこがどう変わったのかを伝えれば足ります。管理職向けの研修資料は、目の前に持ち込まれた相談が規程のどの条文にあたるのかを当てはめる作業まで支える必要があります。
副業を届け出制から許可制へ改めたと書いただけの資料では、以前から続けている活動も出し直すのかと部下に聞かれた管理職が、答えを資料のなかに見つけられません。承認の権限が課長にあるのか部長にあるのかも、規程の条文からは読み取れないことがあります。
判断の手順を書くとは、相談として持ち込まれやすい場面を並べ、それぞれについて誰に確認し、どこまでを管理職が判断してよいのかを資料に書き入れる作業です。大寳製版株式会社が現場向けの教材制作で重ねてきた経験では、判断の分かれ目を書き落とした資料ほど配ったあとの問い合わせにつながっています。
分量は受講者が使える時間から決める
管理職向けの資料の分量は、受講者が業務の合間に確保できる時間から逆算して決めます。読む時間を先に見込まずに書き進めると、内容は正しいのに最後まで読まれない資料になってしまいます。
学校法人産業能率大学総合研究所が2023年7月に実施した第7回上場企業の課長に関する実態調査では、職場の状況の変化として「業務量が増えている」を挙げた課長が38.3％という結果でした。
まとまった時間を取りにくい受講者に向けては、一度で読み終えられる単位に資料を区切り、あとから必要な箇所だけを引き直せる作りにします。研修動画制作を組み合わせる場合も、一本の尺を短くしておくと受講者の予定に収まります。
大寳製版株式会社は、製造業の現場向けに作業工程をアニメーションで見せるデジタルマニュアルを制作しました。注意点やチェックポイントはポップアップで表示し、必要な箇所だけを開いて確かめられます。
よくある質問
- Q. 管理職向けの研修資料と新入社員向けの資料は何が違いますか？
- A. 受講者が担当する範囲が違うため、書く題材が置き換わります。新入社員向けは自分の作業を覚えるための資料ですが、管理職向けは部下をどう動かし、どう育てるかを扱う資料になります。作業の手順を一から説明する紙幅は必要ありません。
- Q. 管理職向けの研修資料はどのくらいの分量にすればよいですか？
- A. 受講者が業務の合間に確保できる時間から逆算して決めます。一度で読み終えられる単位に区切り、あとから必要な箇所だけを引き直せる作りにしておくと、まとまった時間を取りにくい受講者でも使えます。
- Q. 管理職向けの研修資料を作るとき、最初に決めることは何ですか？
- A. 資料が担う役割を先に決めます。規程の変更を知らせる文書なのか、部下からの相談に答えるための資料なのかで書く内容が変わります。相談に答えるための資料であれば、持ち込まれやすい場面と、誰に確認するのかを書き入れます。
- Q. 管理職向けの研修資料の制作を外部へ依頼できますか？
- A. 題材の切り分けや分量の決め方からご相談いただけます。大寳製版株式会社はデジタル教材制作やeラーニングコンテンツ制作、研修動画制作を扱う教材制作会社です。紙で配る資料と画面で見る資料の作り分けについてもお問い合わせください。
大寳製版株式会社の現場教育コンテンツ制作
大寳製版株式会社は1967年に設立し、教材・学習参考図書の制作で50年以上の経験を重ねてきた教材制作会社です（自社実績）。2017年からはデジタルコンテンツの制作にも取り組んでいます。
新人教育と外国人教育の課題を抱える製造会社向けにデジタルマニュアルを制作した実績があります。管理職向けの研修資料についても、題材の切り分けや分量の決め方からご相談いただけます。
